Online communicatie op afstand: regel het goed
Sinds het tijdperk van vaste werkplekken en vaste banen wat minder gemeengoed begint te worden, ontstaan er steeds meer groepen samenwerkende professionals die vanaf diverse locaties online inloggen op projectsites en online documenten. Superhandig natuurlijk, tijdbesparend ook. Mits...je het goed regelt. Want 'de boel bij elkaar houden' is niet alleen een taak die Job Cohen zichzelf stelt; ook projectleiders hebben hier soms echt hun handen vol aan. Hierbij enkele tips voor het slim online managen van professionals op afstand.
Verbinden
Als je projectteam niet samenklontert in de wandelgangen bij het koffieapparaat tussen vergaderingen door, moet je een andere manier vinden van 'de boel bij elkaar houden'. Buiten Twitter om kun je allerlei vaste online 'koffiepauzemomenten' vormgeven waarop je elkaar spreekt en/of ziet. Denk aan video-Skype. Je kunt bepaalde agendapunten bespreken, maar ook diverse lopende zaken kunnen de revue passeren. Ook sociale praat ("Zeg, hoe was jouw vakantie?") kan zo prima besproken worden.
Communiceren
Dit is natuurlijk een inkoppertje, maar toch het vermelden waard. Zorg ervoor dat iedereen de actuele stand van zaken weet. Telefonisch kan dat natuurlijk, maar slimmer is het online borgen van kennis.
Denk bijvoorbeeld aan een speciale Google Wave over een speciaal project of evenement. Wellicht kun je experimenteren met het achterwege laten (!) van e-mail. Niemand zit immers te wachten op een overvolle mailbox met twintig versies van een bepaald document. Maak een vaste plek waar iedereen kennis, documenten en informatie deelt. Een projectplatform (bijvoorbeeld ProjectOffice of BaseCamp, of 'gewoon' Google Docs) kan hierbij soelaas bieden. Als KLM gebruik maakt van Google Docs (dat doen ze!), waarom zou het voor jouw organisatie dan niét werken?
Betrekken
Als je een project leidt, wees je er dan van bewust dat je niet alleen taken beheert maar mensen. Betrek hen in processen. Dit vergroot draagvlak voor beslissingen die jij of je opdrachtgever moeten nemen. Medewerkers die bevraagd worden over hun kennis en expertise zijn effectiever en dragen met een (nog) positievere attitude bij aan het welslagen van het project en dus van het algemene belang. Bovendien vergroot het de kwaliteit van het project: meerdere mensen weten nu eenmaal meer dan één. Bovendien is het goed voor de team spirit. Al zit je dan niet op één locatie als flexwerkers.
Delegeren
Als het goed is voer je niet alles in je eentje uit. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuwe complexe website. Je hebt dan onder andere te maken met conceptontwikkelaars, ontwerpers, developers en communicatieadviseurs. Je hoort wel eens "It's lonely at the top". Dat is eigenlijk helemaal niet waar, tenzij je het zelf zo ingericht hebt. Leg verantwoordelijkheden neer waar ze horen en gun het mandaat. Bijsturen kan indien dat nodig blijkt te zijn. Vaak is het niet eens nodig: betrokken medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid eerder en duidelijker als ze zich 'ondernemer' voelen, of ze dat nu feitelijk zijn of niet. Zorg er wel voor dat je het online goed faciliteert. Je kunt dit bijvoorbeeld ondervangen door één planningdocument online te hebben staan waarin iedere betrokkene voortgangspunten bijhoudt. Iedere vrijdagmiddag of maandagochtend kan de projectleider dan zien hoe het met de voortgang staat. Een 'roll call' (Hill Street Blues, bekijk de link!) kun je dan via VideoSkype houden. Zo hou je onderling vinger aan de pols.
Handige tools die je kunt overwegen in je project
>> Google Docs
>> Skype
>> ProjectOffice
>> BaseCamp
"Let's roll...en be careful out there!"