Steek je hand op als je deze vraag nog nooit hebt gehoord. ;-) Stel jij deze vraag wel eens? Telefonisch, in de wandelgangen of in online sociale netwerken (of een combinatie van deze kanalen)? Dan heb ik nog een vraag voor je. Kríjg jij deze vraag zelf wel eens? Of jij iemands mail al hebt gelezen? En heb je daar dan een positief gevoel over? Krijg je er een gelukkig gevoel over? Even een fijne herinnering? Lekker ontspannen en enthousiast aan het werk? Dat dacht ik al. Ik ook niet. Ik krijg er een ongemakkelijk gevoel bij. Opgejaagd. Haastig. Schúldig. Er borrelen meteen halve paniekgedachten op als "Euh, wélke van de zes mails van diegene vandaag? Ben ik iets vergeten? Nee toch? Volgens mij zou ik die actie vanmiddag doen...aaarrghh..." En dat zijn  nu nét allemaal gedachten die niet echt bijdragen aan een prettige werkdag. Natuurlijk ben je daar als ontvanger van de vraag ook zelf bij en kun je het naar wens opvatten. En ja, uiteraard zegt de interpretatie iets over jezelf. Dat je te hard werkt, je nog beter zou kunnen organiseren. Of dat je gewoon aan vakantie toe bent. Desondanks een korte les werkcommunicatie. 

De vraag op zich
"Heb je mijn mail al gelezen?" (voorts wordt deze vraag vermeld als HJMMAG). De vraag is niet echt een onbevangen vraag. Bij de ontvanger kan deze overkomen als één van de volgende interpretaties (streep door wat niet van toepassing is):
- "Ik heb je gemaild en ik heb nog steeds geen reactie van je gekregen. En het was al een uur geleden."
- "Ik heb enorme haast, dat weet je toch wel? Vind je dat wel belangrijk?"
- "Lees jij je mail eigenlijk wel?" (dus: "HÉB je mijn mail al gelezen?").- "Je reageert wel direct richting Jan, Piet en Klaas maar ik zit nog te wachten" (dus: "Heb je MÍJN mail al gelezen?").
- "IK reageer óók altijd binnen het uur. Dat vind ik professioneel. Waarom doe jij dat niet?"
- "Waarom heb je nog niets met mijn mail gedaan?".
Het zijn natuurlijk maar interpretaties. Maar is alles dat niet?

Timemanagement, prioriteiten
Ik ben doorgaans zorgvuldig met het beantwoorden van e-mail. Ik krijg er alleen érg véél van op een dag. En ja, ik heb alles voorgesorteerd in mapjes, alles komt per project binnen ik heb mijn prioriteiten op orde en mijn agenda is keurig ingedeeld en overal (mits er internetverbinding is) te raadplegen. Daarbij ben ik stappen aan het zetten richting tijd- en locatieonafhankelijk(er) werken. Dat is een proces dat steeds beter gaat. Maar dan nóg.

Redenen van niet-antwoorden-binnen-het-uur
- Er zijn nog 44 wachtenden voor u. En al bent u écht belangrijk, de andere 44 zijn dat écht óók. En omdat ik iedereen op waarde schat en graag zorgvuldig reageer, kost dat tijd. Sommige dingen zijn nóg belangrijker dan prioriteiten stellen. Wat mij betreft is dat zorgvuldigheid en kwaliteit.
- Sommige professionals (ook ik) werken regelmatig buiten de deur en soms echt zonder laptop op schoot of iPhone met mail in de han (geen grapje). Soms zit je in een strategiesessie of heidag die een hele dag duurt en waarbij het juist uitermate onwenselijk is dat je gestoord wordt, vooral voor de deelnemers van je werkzaamheden op dat moment. Het zou de kwaliteit teniet doen.
- De mailbox is eerder al volgestroomd met inhoudelijk complexe vragen die veel tijd kosten. Ik kwam daardoor al niet toe aan de échte werkzaamheden van die dag. Laat staan aan het bericht HJMMAG. De vraag HJMMAG kan dan nét de laatste druppel in de overvolle werkemmer zijn. 
- De mailbox is eerder al volgestroomd met volstrekt overbodige cc-mailtjes. Waarschijnlijk stuk voor stuk met goede bedoelingen verstuurd ("Joepie, ik heb iedereen geïnformeerd over alles!"), maar het maakt de werkzaamheden in de mailbox van de ontvanger moeilijker te overzien ("Pfoe, acht cc'tjes, moet ik deze echt allemaal lezen of had het korter gekund?").
- Het kan ook een kwestie van interpretatie zijn bij de vraagsteller van HJMMAG. Het zou kunnen zijn dat jij nét even lekker werkt aan een artikel waar je nog één geweldige quote voor nodig hebt en dat je uit je 'flow' raakt als je niet binnen het uur bediend wordt. Op zich begrijpelijk natuurlijk! Iedereen is gek op flow en productiviteit. Maar misschien ervaart de ontvanger van HJMMAG óók wel flow tijdens zijn of haar werkzaamheden. Totdat deze HJMMAG ontvangt...

De vraag beantwoorden
HJMMAG kan eigenlijk alleen maar met "ja" of "nee" beantwoord worden (de eerder vermelde gesloten vraag). Je kunt dit antwoord nog aanvullen met "[nee]...maar dat doe ik vanmiddag, ik zit nu in overleg", "[ja]...en ik wil er nog even over nadenken, het was een complexe vraag", "[ja]...maar ik werk nu aan een deadline die om 14:00 uur afloopt, daarna ben jij direct aan de beurt". Of met "[nee]...want ik gebruik Kukoo tegen overmatig mail checken.". Of - heel bijdehand - met deze oplossing. Maar het kán natuurlijk nóg prettiger.

Handvatten en hoffelijkheid
Natuurlijk kan het irritant zijn als mensen naar jouw mening te laat reageren op je mail. Maar iedereen wil ook een fijne werkdag, elkaar helpen, flow en effectiviteit. Toch? Enkele handvatten om elkaars werkenergie prettig te houden:

1. Vraag wat je écht wil vragen
Focus op de inhoud en stel liever geen gesloten vraag als HJMMAG. Heb je écht haast, bel dan eventjes op of stuur een sms'je met bijvoorbeeld: "Even een herinnering aan mijn eerdere bericht: de deadline voor het artikel over [onderwerp X] is om 16:00 uur. Het is nu 10:00 uur. Stuur je op tijd je quote nog (via mail, sms of dm)?" Superconcreet. Heel fijn, want de ontvanger ziet precies wat je bedoelt en wil je uiteraard snel van dienst zijn. De verkapte manier van vraagstellen zorgt er dan wel voor dat de ontvanger écht wel weet wat je bedoelt (zie eerdergenoemde opsomming van interpretaties), maar had liever gehoord wat je werkelijk bedoelde. Houd de communicatie zuiver. 

2. Stop de cc-cultuur
Een beter mailmilieu begint bij jezelf. Naast de acties die je voor jezelf kunt doen (lege mailboxbeleid / automatisch voorsorteren in projectmapjes etcetera) kun je ook je mailverzéndgedrag onder de loep nemen. Is het écht nodig een cc te sturen aan iedereen met alleen de tekst "Ja akkoord, vind ik ook, Bert heeft hierin echt een punt"? Mail is geen vergadertafel. Open liever een projectaccount op een platform als Basecamp. Daar heb je alle communicatie en versiebeheer bij elkaar en houd je je mailbox lekker Zen. En nee, dat is niet verplaatsen van het probleem; dat is relevantie voorsorteren en de discussie voeren waar deze hoort. Wel zo fijn. Want als je je mailbox (hou je vast) leegkiepert, dan ben je geen waardevolle informatie kwijt.Ik begrijp best dat voor sommige politiek complexe organisaties het niet cc-en van collega's vrijwel gelijkstaat aan zelfmoord, maar ook daar is een wereld te winnen. Wie weet ben jij wel de kordate held die online projectplatforms weet te introduceren op jouw afdeling? Prikkel je werkgenoten eens met de melding vooral niét terug te mailen maar een andere manier van snel communiceren te vinden. Denk bijvoorbeeld aan een toepassing als Yammer. 

3. Vertrouw op elkaars goede intenties en werktrouw
Iedereen doet zijn of haar best. Ga er als vanzelfsprekend vanuit dat iemand je graag van dienst wil zijn. Anders had je immers niet samengewerkt. Ga er ook vanuit dat áls je te maken hebt met een professional die écht goed is in zijn of haar werk, dat diegene veel gevraagd is voor klussen, adviesvragen, mediavragen en dergelijke. De prijs voor kwaliteit is soms een halve dag wachten. Het is aan jou om te bepalen of kwaliteit je dat waard is. Is je deadline echt keihard en kan de professional hier door omstandigheden niet aan voldoen? Als de professional écht deugt, helpt hij/zij je aan een goede vakgenoot die je wellicht wel op tijd van dienst kan zijn.

4. Wees bewust van nadelen van té vaak mail controleren
Karen Renaud, van Glasgow University deed onderzoek naar e-mailstress. "Email is the thing that now causes us the most problems in our working lives. It's an amazing tool, but it's got out of hand. Email harries you. You want to know what's in there, especially if it's from a family member or friends, or your boss, so you break off what you are doing to read the email. The problem is that when you go back to what you were doing, you've lost your chain of thought and, of course, you are less productive. People's brains get tired from breaking off from something every few minutes to check emails. The more distracted you are by distractions, including email, then you are going to be more tired and less productive."
Dus.

5. Houd de werkdag prettig
Vervang HJMMAG eens door een andere, energie gevende vraag. Iets als "Heb jij vandaag al een frisse neus gehaald?". Tijdens de frisse neus, die jij dan met diegene deelt, stel je vervolgens je inhoudelijke vraag. Of je kiest ervoor om de oorzaak van je eigen haast te delen. Dan haal je er beide het optimale uit.

Meer lezen?
- 'E-mail stress keeps workers on edge of inbox'
- 'EMAIL STRESS - tips en meer'
- Dit probleem bestaat al járen: Opiniebarometer sinds 1992
- Dwangmatige behoefte aan mailbehandeling door anderen
- Lees je mail minder met Kukoo, met dank aan Erno Hannink
- Hippie 2.0 Luis Suarez mailt NOOIT meer. Heel verfrissend! Link met dank aan @PeterSimoons.
- E-mailloze Vrijdag! Link met dank aan @LucasVroemen.

Have a nice day! :-)