Gisteren was ik in het lommerrijke Brabant te gast om meer te vertellen over kansen voor ondernemingsraden met sociale media en slimmere online communicatie (intern en extern). Het was enig om een deur te openen naar een grote bron van kennis hierover. Ook erg leuk was het om te zien dat de ondernemingsraad (van een gemeente in Brabant) erg blij verrast was dat er ook online kenniscommunity's bestaan, speciaal voor OR's (Ik kwam deze specifieke community tegen in mijn voorbereiding op de workshop).

Eén van de opvallende zaken was dat veel ondernemingsraden met dezelfde kwesties worstelen. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop de OR samengesteld is, wat is de structuur? En wat is de ideale structuur voor die specifieke OR? Vergeet ook niet dat OR's vaak met issues te maken hebben die onderhevig zijn aan nationale en internationale kwesties. Denk aan bezuinigingen en de gevolgen hiervan voor medewerkers. Of fusies. Of vrije dagen. 


Het is fijn voor OR's om te weten dat anderen hun kennis en ervaring hierover ook delen. Online. Open. Want waarom in je eentje het wiel opnieuw uitvinden terwijl anderen hier al eerder over hebben nagedacht? In de Medezeggenschapscommunity kom je allerlei handige informatie tegen. Denk bijvoorbeeld aan...


Bijvoorbeeld.

En bekijk ook eens dit filmpje over de ondernemingsraad in netwerkstijl:
 


De kern van de zaak: met transparantie en helder communiceren kom je ver. En het helpt enorm als je je online communicatiespectrum hier ook op afstemt. Faciliteer de mogelijkheid tot gemakkelijk communiceren. Zorg dat je een kennisbank opbouwt voor je medewerkers en voor elkaar. En, minstens zo belangrijk: ga waar ZIJ zijn. Vraag niet van medewerkers toch alsjeblieft-alsjeblieft-alsjeblieft naar jouw website te komen of in te loggen volgens een ingewikkelde procedure. Laat zien dat jij bent waar zij zijn. Dat jij er voor hén bent. Dat onderstreep je als OR-lid door bijvoorbeeld een eenvoudige, duidelijke weblink in je e-mailhandtekening te plaatsen. En door op je intranet op een prominente plaats (boven het lunchmenu?) een knop naar je informatie en discussies te publiceren. Door een postertje te hangen bij het koffieapparaat. En door, naar goed voorbeeld van Ambtenaar 2.0, een 'Open Koffie' te starten. Spreek aan het begin van (of voorafgaand aan) een werkdag eens af dat de hele OR met koffie en ontbijt klaarstaat in de kantine. Om even van gedachten te wisselen en discussies aan te zwengelen. En borg die informatie vervolgens op een prominente plaats. Ook benadrukte ik dat het van belang is om de eigen werkwijze onderling helder te krijgen. Niet alleen op basis van goede afspraken, maar ook via digitale borging van informatie. Ik deed suggesties voor een soepelere werkwijze door gebruik van diverse online instrumenten.

Mijn presentatie voor deze specifieke ondernemingsraad: 

Online comm. en social media voor ondernemingsraden on Prezi

Handige webtools voor soepeler communiceren
 


  • Wiki > Bundel je gezamenlijke kennis (en procedures) op een gebruiksvriendelijke manier. Bijvoorbeeld op een zelf op te zetten wiki op Wikispaces

  • Skype videoconferencing > verkort vergaderingen door locatieonafhankelijk te overleggen of door een medewerker te laten voorbespreken met een OR-lid. 

  • Community extern > deel je kennis met andere OR-leden van andere organisaties. Bijvoorbeeld via Ning

  • Community intern > ontwerp een digitaal kloppend hart voor medewerkers met foto's, video's, verslagen, weblinks en tips en adviezen. Geef mensen de gelegenheid zich te groeperen om thema's heen. Bijvoorbeeld via Ning. Als je je Ning-account beschermt met een wachtwoord, wordt het een interne community: alleen medewerkers krijgen dan toegang. 

  • Twitter > Communiceer met andere OR-leden, medewerkers, extern geïnteresseerden e.a. Zo laat jij zien dat jij bent waar zij zijn. 

  • Projectmanagement online > Gebruik een tool als BaseCamp of ProjectOffice om je gezamenlijke werk online te borgen. Zo heb je versiebeheer (nooit meer werken in oude versies van documenten, wat een verademing!) en hoef je nooit in te loggen via VPN. 

  • Addictomatic > Blijf op de hoogte van relevant nieuws over ondernemingsraden. Zoek bijvoorbeeld eens op Addictomatic.com op het trefwoord 'ondernemingsraad'

  • RSS > Blijf op de hoogte van wat nieuwsbronnen vertellen over ondernemingsraden (lees hier hoe RSS werkt).